Zásady ochrany osobných údajov

Pravidlá spracúvania osobných údajov

Komora pre medicínske právo – MEDIUS (ďalej ako „prevádzkovateľ“ alebo „občianske združenie“) v súlade s Nariadením Európskeho Parlamentu a Rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) si týmto spôsobom dovoľuje poskytnúť informácie týkajúce sa pravidiel spracúvania osobných údajov v súvislosti s usporadúvaním konferencií.

Ochrana Vašich osobných údajov, ako aj vy ste pre nás dôležití, preto sa v prípade akýchkoľvek otázok alebo nejasností týkajúcich sa ochrany vašich osobných údajov môžete na nás obrátiť  prostredníctvom e-mailu: konferencia@medius.sk alebo poštou na adrese – Komora pre medicínske právo – MEDIUS, Mäsiarska 6, 040 01 Košice, prevádzková doba je každý pracovný deň od 8:30 do 16:00. Naše občianske združenie nemá ustanovenú zodpovednú osobu.

 

 VYSVETLENIE ZÁKLADNÝCH POJMOV, PODANIE ZÁKLADNÝCH INFORMÁCIÍ

• Identifikačné údaje prevádzkovateľa

Subjekt: Komora pre medicínske právo – MEDIUS, o.z.

Sídlo: Mäsiarska 6, 040 01 Košice

Registrácia: register občianskych združení vedený MV SR, č. VVS/1-900/90-306 63

IČO: 42 097 321

E-mail: konferencia@medius.sk

Portál: www.konferenciemedius.sk (ďalej len „portál“)

 

• Identifikačné údaje sprostredkovateľa

Prevádzkovateľ nespracúva osobné údaje prostredníctvom sprostredkovateľa.

 

• Portál

Cieľom portálu je umožniť registráciu na organizované vzdelávacie konferencie na vybrané témy pre zdravotníckych pracovníkov, ako aj širokú odbornú a laickú verejnosť a podať základné informácie o chystanom podujatí (ďalej len „konferencia“). Prevádzkovateľom portálu a prevádzkovateľom informačných systémov je Komora pre medicínske právo – MEDIUS.

 

• O akých osobách spracúvame osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame v prípade, ak sa zúčastníte na konferencii, či už aktívne, v pozícii prednášajúceho (ďalej aj „aktívny účastník konferencie“) alebo pasívne, v pozícii účastníka konferencie (ďalej aj „pasívny účastník konferencie“).

 

• Aké osobné údaje o vás spracúvame a od koho ich získavame?

Pri prihlasovaní ako účastníka konferencie o vás spracúvame osobné údaje v rozsahu: titul, meno a priezvisko, emailová adresa. V prípade, že vás na konferenciu prihlasuje iná osoba (v registračnom formulári uvedená ako kontaktná osoba) spracúvame o tejto osobe osobné údaje v rozsahu: titul, meno a priezvisko, emailová adresa, telefónne číslo. Za účelom fakturácie o vás spracúvame aj osobné údaje potrebné na vystavenie faktúry. Ak je vaša účasť na konferencii aktívna, teda vystupujete v pozícii prednášajúceho spracúvame o vás osobné údaje v rozsahu: titul, meno a priezvisko, osobné údaje uvedené vo vašom životopise a vašu podobizeň zachytenú na fotografiách alebo audiovizuálnych záznamoch.

 

Ak sa zúčastňujete konferencie ako zdravotnícky pracovník a konferencia je kreditovaná v rámci sústavného vzdelávania zdravotníckych pracovníkov, spracúvame o vás osobné údaje v rozsahu: titul, meno a priezvisko, členstvo v príslušnej komore, registračné číslo v komore, počet získaných kreditov a podpis.

 

V prípade, ak chcete prispieť k zlepšovaniu priebehu konferencií alebo vyjadriť svoj názor prostredníctvom komentáru, ktorý bude uverejnený na našom portáli spracúvame o vás osobné údaje v rozsahu: meno, priezvisko, údaje o dosiahnutom vzdelaní, vek a vašu fotografiu.

 

Vaše osobné údaje získavame priamo od vás alebo od osoby, ktorá vás na konferenciu prihlásila a pri registrácii vystupuje ako kontaktná osoba.

 

• Účel, právny základ a doba uchovávania osobných údajov

Nižšie sa dozviete na aký účel, na akom právnom základe a ako dlho uchovávame Vaše osobné údaje.

 

Účel: Zverejnenie kontaktných údajov (meno, priezvisko, titul) aktívneho účastníka konferencie na našom portáli v súvislosti s propagáciou konferencie.

Právny základ podľa GDPR: Plnenie zmluvnej povinnosti.

Kategória dotknutých osôb: Aktívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

 

V prípade, ak nám neposkytnete potrebné osobné údaje, nebudú uverejnené na našom portáli.

Účel: Registrácia účastníka konferencie.

Právny základ podľa GDPR: Plnenie zmluvnej povinnosti.

Kategória dotknutých osôb: Pasívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

 

Účel: Zisťovanie účasti na konferencii prostredníctvom prezenčnej listiny.

Právny základ podľa GDPR: Oprávnený záujem.

Kategória dotknutých osôb: Aktívni aj pasívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú na prezenčných listinách uchovávané po dobu jedného roka od zaznamenania. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje zlikvidované.

 

Účel: Zverejnenie profilovej fotografie a stručného životopisu aktívneho účastníka konferencie v sekcii „spíkri“ na našom portáli v súvislosti s propagáciu konferencie.

Právny základ podľa GDPR: Súhlas so spracovaním osobných údajov.

Kategória dotknutých osôb: Aktívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

 

V prípade ak nám neposkytnete potrebné osobné údaje (neudelíte súhlas so spracovaním osobných údajov) nezverejníme vašu fotografiu, ani životopis v profile v sekcii „spíkri“ na našom portáli. Ak váš súhlas so spracovaním osobných údajov odvoláte vaše osobné údaje budú vymazané.

Účel: Vyhotovenie a zverejnenie fotodokumentácie na našom portáli za účelom propagácie konferencie.

Právny základ podľa GDPR: Oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Kategória dotknutých osôb: Aktívni aj pasívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

 

Napriek tomu, že vyhotovenie uvedenej dokumentácie nie je podmienené súhlasom dotknutej osoby, rešpektujeme váš prípadný nezáujem o snímanie vašej osoby. V uvedenom prípade nás prosím informujte priamo na konferencii alebo nám svoj nesúhlas zašlite spätne na e-mailovú adresu: konferencia@medius.sk. V prípade vyjadrenia nesúhlasu bude vaša podobizeň na zázname anonymizovaná.

Účel: Vyhotovenie a zverejnenie audiovizuálnych záznamov, na ktorom sú zachytení aktívni účastníci („spíkri“) našich konferencií, na našom portáli za účelom propagácie konferencie a na vzdelávacie účely.

Právny základ podľa GDPR: Súhlas so spracovaním osobných údajov.

Kategória dotknutých osôb: Aktívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

 

V prípade ak nám neposkytnete potrebné osobné údaje (neudelíte súhlas so spracovaním osobných údajov) bude vaša podobizeň na audiovizuálnych záznamoch  anonymizovaná. Ak váš súhlas so spracovaním osobných údajov odvoláte vaše osobné údaje budú vymazané.

Účel: Vyhotovenie a zverejnenie audiovizuálnych záznamov, na ktorom sú zachytení pasívni účastníci našich konferencií, na našom portáli za účelom propagácie konferencie a na vzdelávacie účely.

Právny základ podľa GDPR: Oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Kategória dotknutých osôb: Pasívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

 

Napriek tomu, že vyhotovenie uvedenej dokumentácie nie je podmienené súhlasom dotknutej osoby, rešpektujeme váš prípadný nezáujem o snímanie vašej osoby. V uvedenom prípade nás prosím informujte priamo na konferencii alebo nám svoj nesúhlas zašlite spätne na e-mailovú adresu: konferencia@medius.sk. V prípade vyjadrenia nesúhlasu bude vaša podobizeň na zázname anonymizovaná.

Účel: Informovanie o pripravovaných konferenciách a podpora účasti na konferenciách.

Právny základ podľa GDPR: Oprávnený záujem prevádzkovateľa.

Kategória dotknutých osôb: Aktívni aj pasívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

 

Ak si neprajete dostávať informácie o pripravovaných konferenciách, prosím kontaktuje nás na emailovej adrese: konferencia@medius.sk a tieto informácie vám naďalej nebudú zasielané.

Účel: Získavanie a zverejňovanie hodnotení a komentárov ku  konferenciám.

Právny základ podľa GDPR: Súhlas so spracovaním osobných údajov.

Kategória dotknutých osôb: Aktívni aj pasívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu existencie portálu, najdlhšie po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

 

V prípade ak nám neposkytnete potrebné osobné údaje (neudelíte súhlas so spracovaním osobných údajov) nebude možné vaše hodnotenie alebo komentár uverejniť na našom portáli. Ak váš súhlas so spracovaním osobných údajov odvoláte vaše osobné údaje budú vymazané.

Účel: Spracovanie a evidencia účtovných dokladov.

Právny základ podľa GDPR: Plnenie našich zákonných povinností vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov najmä: Zákon č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, Zákon č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov, Zákon č. 595/2003 Z. z. o daní z príjmov, Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, Zákon č. 152/1994 Z. z. o sociálnom fonde a o zmene a doplnení zákona č. 286/1992 Zb. o daniach z príjmov v znení neskorších predpisov.

Kategória dotknutých osôb: Pasívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu 10 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

V prípade, ak nám neposkytnete potrebné  osobné údaje nebude možné splnenie našich zákonných povinností a z našej strany môže dôjsť k odmietnutiu poskytnúť službu.

Účel: Evidencia reklamácii na účely ich uplatnenia a vybavenia.

Právny základ podľa GDPR: Plnenie našich zákonných povinností vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov najmä: Zákon č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov, Zákon č. 250/2007 Z. z. o ochrane spotrebiteľa a o zmene zákona Slovenskej národnej rady č. 372/1990 Zb. o priestupkoch v znení neskorších predpisov a iné súvisiace všeobecne záväzné právne predpisy.

Kategória dotknutých osôb: Pasívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: Osobné údaje budú uchovávané po dobu 5 rokov. Po uplynutí doby uloženia budú osobné údaje vymazané.

 

V prípade, ak nám neposkytnete potrebné osobné údaje nebude možné viesť reklamačné konanie.

Účel: Hlásenie počtu udelených kreditov príslušnej komore a vystavenie potvrdenia o absolvovaní kreditovaného vzdelávania.

Právny základ podľa GDPR: Plnenie našich zákonných povinností vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov najmä: Zákon č. 578/2004 Z. z. o poskytovateľoch zdravotnej starostlivosti, zdravotníckych pracovníkoch, stavovských organizáciách v zdravotníctve a o zmene a doplnení niektorých zákonov.

Doba uchovávania: 10 rokov

Kategória dotknutých osôb: Pasívni účastníci konferencie v postavení zdravotníckeho pracovníka.

 

V prípade, ak nám neposkytnete potrebné osobné údaje, nebude možné udeliť vám kredity za absolvované vzdelávanie a vystaviť vám potvrdenie o absolvovaní kreditovaného vzdelávania.

 

Účel: Vedenie evidencie prijatej a odoslanej pošty

Právny základ podľa GDPR: plnenie našich zákonných povinností vyplývajúcich z osobitných právnych predpisov najmä: Zákon č. 395/2002 Z.z.  o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov

Kategória dotknutých osôb: Aktívni aj pasívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: 10 rokov

 

Vaše osobné údaje spracúvame len za predpokladu, že ste s nami komunikovali prostredníctvom e-mailovej alebo poštovej komunikácie.

Účel: Uplatňovanie práv dotknutej osoby

Právny základ podľa GDPR: spracúvanie je nevyhnutné podľa osobitného predpisu v zmysle článku 12 ods. 1 a nasl.  GDPR.

Kategória dotknutých osôb: Aktívni aj pasívni účastníci konferencie.

Doba uchovávania: 3 roky

 

Vaše osobné údaje spracúvame len v prípade, že ste nám adresovali žiadosť v súvislosti s uplatňovaním vašich práv ako dotknutej osoby. V prípade, ak nám neposkytnete potrebné osobné údaje, nebude možné vašej žiadosti vyhovieť.

 

• Poskytovanie osobných údajov

Prevádzkovateľ poskytuje osobné údaje do členskej krajiny EÚ, konkrétne do Estónskej republiky z dôvodu využívania webhostingových služieb. Prevádzkovateľ neposkytuje osobné údaje do tretích krajín mimo EÚ.

 

• Prijímatelia, ktorým sa sprístupňujú osobné údaje

Vaše osobné údaje sprístupňujeme len v nevyhnutnej miere a vždy pri zachovaní mlčanlivosti príjemcu údajov, sú to najmä:

1. spoločnosť ingit s.r.o. za účelom zabezpečenia funkčnosti a údržby portálu,
2. spoločnosť WebSupport s. r. o. za účelom poskytovania webhostingu,
3. spoločnosť MailerLite za účelom poskytovania služby hromadnej pošty,
4. príslušná zdravotnícka komora, v prípade ak ide o kreditovanú konferenciu a vystupujete v pozícii zdravotníckeho pracovníka,
5. spoločnosť NESECO s.r.o. za účelom správy a údržby serveru,
6. spoločnosť PiroTax, s.r.o. zabezpečujúca účtovné služby.

 

Všetky subjekty dodržiavajú zásady Nariadenia č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov.

 

• Práva dotknutej osoby

 

1. Právo odvolať súhlas so spracovaním osobných údajov podľa čl. 7 Nariadenia

Dotknutá osoba má právo kedykoľvek odvolať svoj súhlas. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vychádzajúceho zo súhlasu pred jeho odvolaním.

 

1. Právo požadovať prístup k osobným údajom podľa čl. 15 Nariadenia

Dotknutá osoba má právo požadovať od prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či sa spracúvajú jej osobné údaje, ak tomu tak je dotknutá osoba má právo získať prístup k týmto údajom (kópiu spracúvaných osobných údajov). Potvrdenie bude poskytnuté v písomnej podobe, a to buď poštou alebo elektronicky.

 

1. Právo na opravu osobných údajov podľa čl. 16 Nariadenia

Dotknutá osoba má právo na to, aby pracovník prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje, ktoré sa ho týkajú, a aby doplnil neúplné osobné údaje.

 

1. Právo na výmaz osobných údajov podľa čl. 17 Nariadenia

Dotknutá osoba má právo požadovať od prevádzkovateľa výmaz osobných údajov, ktoré sa ho týkajú napríklad v situácii, keď osobné údaje nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získali alebo spracúvali, alebo ak odvolá súhlas so spracovaním osobných údajov, namieta spracúvanie osobných údajov podľa čl. 21. ods. 1 Nariadenia alebo ak sú osobné údaje spracúvané nezákonne. Prevádzkovateľ tieto osobné údaje bez zbytočného odkladu vymaže. Prevádzkovateľ tieto osobné údaje nevymaže v prípade, ak trvá povinnosť osobné údaje ďalej spracúvať, napr. z dôvodu zákonnej povinnosti, verejného záujmu v oblasti zdravia alebo na účely archivácie vo verejnom záujme, na účely vedeckého alebo historického výskumu alebo na štatistické účely, ak by sa uplatnením práva na vymazanie závažným spôsobom sťažilo dosiahnutie cieľov takéhoto spracúvania (bližšie čl. 17 Nariadenia).

 

1. Právo na obmedzenie spracúvania podľa čl. 18 Nariadenia

Ak dotknutá osoba, namieta správnosť osobných údajov počas obdobia umožňujúceho Prevádzkovateľovi overiť správnosť osobných údajov, spracúvanie je protizákonné a dotknutá osoba namieta proti vymazaniu osobných údajov a žiada namiesto toho obmedzenie ich použitia, Prevádzkovateľ už nepotrebuje osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebuje ich dotknutá osoba na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov, alebo ak dotknutá osoba namieta spracúvanie osobných údajov podľa čl. 21 ods. 1, a to až do overenia, či oprávnené dôvody na strane Prevádzkovateľa prevažujú nad oprávnenými dôvodmi dotknutej osoby, má právo požadovať obmedzenie spracúvania osobných údajov.

 

1. Právo byť oboznámený s opravou alebo vymazaním osobných údajov podľa čl. 19 Nariadenia

Ak boli osobné údaje u príjemcu osobných údajov opravené alebo vymazané, prevádzkovateľ na to dotknutú osobu na jej žiadosť informuje.

 

1. Právo na prenosnosť údajov podľa čl. 20 Nariadenia

Dotknutá osoba má právo získať osobné údaje, ktoré poskytla Prevádzkovateľovi, a to v štruktúrovanom, bežne používanom a strojovo čitateľnom formáte a má právo preniesť tieto údaje ďalšiemu prevádzkovateľovi, ak sa spracúvanie zakladá na súhlase dotknutej osoby so spracovaním osobných údajov alebo spracúvanie je nevyhnutné na plnenie zmluvy, ktorej zmluvnou stranou je dotknutá osoba. Uplatnením tohto práva nie je dotknuté právo na výmaz osobných údajov.

 

1. Právo namietať spracúvanie osobných údajov podľa čl. 21 Nariadenia

Ak je spracúvanie osobných údajov založené na legitímnom oprávnenom záujme Prevádzkovateľa alebo ak osobné údaje Prevádzkovateľ spracúva na účel priameho marketingu, má dotknutá osoba právo namietať spracúvanie osobných údajov, ktoré sa ho týkajú. Ak Prevádzkovateľ nepreukáže legitímny oprávnený záujem, alebo ak dotknutá osoba podá námietku voči spracúvaniu osobných údajov na účel priameho marketingu Prevádzkovateľ nebude tieto osobné údaje ďalej spracúvať.

 

1. Právo na neúčinnosť automatizovaného individuálneho rozhodovania vrátane profilovania podľa čl. 22 Nariadenia

Pri spracúvaní Vašich osobných údajov z našej strany nedochádza k automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu.

 

1. Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov podľa § 100 zákona a čl. 77 a 79 nariadenia

Ak sa dotknutá osoba domnieva, že osobné údaje, ktoré sa jej týkajú sú spracúvané v rozpore so zákonom alebo Nariadením, má právo podať Úradu na ochranu osobných údajov SR návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov. Kontaktné údaje: Úrad na ochranu osobných údajov, Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27, Slovenská republika.

 

• Zmeny podmienok ochrany súkromia

Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, že zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti napr. uverejnením na našom portáli.

 

Vaše vyššie uvedené práva môžete uplatňovať na e-mailovej adrese: konferencia@medius.sk, alebo poštou na adrese Prevádzkovateľa uvedenej v úvode tohto dokumentu.

 

Tieto pravidlá spracúvania osobných údajov nadobúdajú účinnosť 25.5.2018.